Controlar los inventarios de tu empresa es vital para administrar las mercancías que entran y salen de su almacén. Llevando un control adecuado podrás recopilar constantemente la información de los productos, así como saber cuántos tienes disponibles para vender y cuándo es el momento preciso para pedir más a tus proveedores, además de que te ayudará a ahorrar tiempo y dinero.
En otras palabras, llevar un correcto control de inventarios te ayudará a tener el registro de las existencias de la compañía de manera adecuada. Con estos datos, podrás tomar decisiones que favorecerán a tu empresa, como mantener tu stock sin productos inmovilizados ni desperdiciar espacio en tu almacén, lo cual también implica un coste.
Divisiones del control de inventarios
- Gestión de Inventarios: El objetivo principal de la gestión de inventarios es mantener en alto la productividad dentro del manejo de las existencias, lo cual quiere decir que las tareas serán realizadas en el menor tiempo posible y con el menor esfuerzo. Para lograr una gestión efectiva, se pueden utilizar códigos de barras para identificar rápidamente de forma electrónica la mercancía almacenada. A su vez, gran parte de estas tareas es la distribución estratégica de la mercancía, logrando que aquella de mayor rotación se encuentre más cerca de la salida del almacén y se pueda entregar a los clientes o a los camiones de distribución más rápidamente.
- Optimización de Inventarios: Aquí se busca la manera más eficiente de utilizar los recursos de la compañía, lo cual significa que se persiguen resultados financieros óptimos, reduciendo los costos de la empresa. Para conseguir esto, se calcula la cantidad óptima de insumos que deben solicitarse al proveedor, de manera que no se quede la empresa con excesos de materia prima o artículos sin utilizar o que se pueden echar a perder.
Tareas principales en el control de inventarios
- Clasificación de Inventarios: Se pueden dividir y clasificar los artículos en los inventarios en distintas categorías para hacer más sencilla su identificación. Por ejemplo, de acuerdo a su frecuencia de venta, su tamaño o sus colores.
- Definir máximos y mínimos de stock: De acuerdo a la información histórica de la empresa, se podrían determinar las cantidades mínimas y máximas de mercancía que debe estar disponible para poder surtir todas las ventas de cada mes. Así, evitaremos un exceso de gastos de almacenamiento y se podrán prevenir los aumentos inesperados en las demandas.
- Definición de frecuencia de revisión: Aquí se deberá definir cada cuánto tiempo se hará una revisión general de los inventarios. Para esto, debes saber que existen dos métodos:
- Inventario perpetuo: En el cual se hace un registro diario y permanente de las existencias
- Inventario periódico: En el cual se determina una frecuencia en la que se efectúa el conteo de las mercancías, por ejemplo, cada dos semanas o cada 15 días.
Cuando una empresa cuenta con un sistema ERP en la nube que le permite resguardar la información de sus inventarios en tiempo real, realizar una revisión física se vuelve cada vez más sencillo y se deberá realizar cada mayor cantidad de tiempo ya que el inventario digital contará con la información real y precisa. El inventario físico y tardado pasa a ser solamente una tarea esporádica que sirve para reasegurarse de la información dentro del sistema digital.
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