Se le conoce así al conjunto de procesos que deben realizar los integrantes de una organización para alcanzar los objetivos establecidos. En estos sistemas, se deben incluir las descripciones de cada unidad administrativa que conforma una empresa u organización, además de los empleados y las tareas a desempeñar por cada uno de ellos. Todo esto, ayudará a lograr los determinados objetivos de ventas o de producción, los cuales se traducirán directamente como beneficios para la empresa. Con esto, será más sencillo realizar auditorías para identificar los puntos fuertes y débiles de la empresa, facilitando su comportamiento y controlando el desempeño de cada empleado.
En los últimos años, las empresas han preferido empleados más especializados para poder hacer mejores y mayores divisiones de trabajo, facilitando y agilizando la toma de decisiones para alcanzar los objetivos y metas de la organización.
Los sistemas de administración principalmente se encargan de tres aspectos fundamentales:
- Apoyar las tareas operativas.
- Compilar y almacenar datos.
- Generar información.
Y estos sistemas, se encuentran compuestos por los siguientes elementos:
- El elemento que brinda material para que el sistema opere.
- La finalidad para la que se conformó el sistema.
- El fenómeno que genera cambios: convierte las entradas en salidas.
- Retroalimentación. Compara la salida con una serie de criterios establecidos con anterioridad y se basa en estos criterios para controlar los resultados.
- El contexto en el que se encuentra el sistema. El ambiente interactúa con el sistema constantemente.
Tipos de Sistemas de Administración
Dentro de las empresas, podrás encontrar los siguientes tipos de sistemas de administración:
- De control de procesos de negocios: Sistemas que controlan los procesos del negocio y abordan los procesos físicos e industriales.
- De procesamiento de transacciones. Sistemas computarizados que se usan en los niveles básicos de la jerarquía organizacional (a nivel operacional). En ellos quedan registradas las transacciones diarias que habilitan el funcionamiento de la organización.
- De apoyo en la toma de decisiones. Sistemas basados en ordenadores que serán usados por uno o varios gerentes específicos. Este sistema de información computarizada funciona como soporte para la toma de decisiones en torno a un problema que se debe resolver.
- De información de gestión. Estos sistemas reúnen información de distintos orígenes para luego procesarla en estadísticas, informes o cualquier otro formato útil. Esta información es utilizada por supervisores y gerentes como materia prima para la toma de decisiones relacionadas a la gestión de la compañía.
- De colaboración empresarial. Estos sistemas son de los más utilizados y ayudan a los directores de la organización a controlar el flujo informativo puertas adentro. Entre ellos se encuentran los sistemas multimedia, la transferencia de archivos o el correo electrónico.
- De información ejecutiva. Son los sistemas que brindan información externa e interna a los altos directivos para tomar decisiones. Son de fácil y rápido acceso y presentan la información en forma gráfica. Brindan información general que grafique de manera simple la operación en su conjunto.
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