Los inventarios son una de las herramientas más necesarias dentro de una empresa. Ya sea que ésta ofrezca productos o servicios, los inventarios son de gran utilidad tanto para la organización interna de la empresa como para la venta directa de la misma. En este artículo podrás conocer más sobre los inventarios, primero te contaremos un poco sobre qué son y después te hablaremos de sus diferentes características y usos dentro de una empresa.
Dentro de una empresa, están conformados por sus materias primas, productos, suministros utilizados en las operaciones y los productos finalmente terminados, por ejemplo. Un inventario puede utilizarse tanto para cosas sencillas e internas como la cantidad de limpia vidrios y papel higiénico que queda disponible para las oficinas de una empresa, o también para medir la materia prima disponible para la producción de un producto en concreto. No importa que, mientras esté relacionado con la empresa, se puede inventariar.
Hay 3 tipos de inventarios considerados como los principales en el mundo empresarial. Aquí te contamos un poco sobre ellos y sus clasificaciones:
Según su forma:
- Inventario de Materias Primas: Se llena con todos los materiales que se consideran materia prima en una producción, aquellos que sirven para conformar un producto que todavía no ha recibido procesamiento.
- Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Utilizado solo en ciertas áreas de una empresa, conformado por aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de ser manufacturados. Su cuantificación es posible si se cuenta con los datos de la cantidad de materiales involucrados, mano de obra y gastos de fabricación, que correspondan a la fecha de cierre.
- Inventario de Productos Terminados: Para todos los bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, es decir, se utiliza para aquellos productos que ya están listos para ser vendidos como productos elaborados por la empresa.
La ventaja de tener inventarios
Si tu organización mantiene un flujo de altas y bajas constantes de materiales y materia prima, será necesario mantener un inventario actualizado, organizado y dentro de una plataforma que esté disponible en cualquier momento para revisar y corroborar los datos.
Para una empresa con dificultades en su flujo de caja o con poco control sobre la información digital entre los diferentes departamentos y proveedores importantes, plazos de entrega, la cantidad y calidad de los materiales que se reciben diariamente, será muy importante mantener un inventario para contrarrestar los tiempos perdidos por falta de información y los errores en las líneas de producción.
Razones principales para crear y mantener un inventario:
Capacidad de Predicción: Para poder planear la capacidad de una producción y establecer su cronograma de tiempo, será necesario saber cuánta materia prima, piezas y subensamblajes se necesitan en cada momento. Un inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita para una línea de producción, lo que se debe procesar y en cuánto tiempo debe quedar terminado cada proceso.
Fluctuaciones en la Demanda: Siempre será bueno contar con una pequeña cantidad de suministros para imprevistos tanto de producción como de demanda. Será importante satisfacer las necesidades de los clientes y tener un poco de material extra podría permitirle a tu empresa ganar un poco de tiempo para conseguir más material cuando los clientes solicitan una cantidad mayor a la habitual.
Inestabilidad del Suministro: Los inventarios protegerán a tu empresa de la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando un artículo tenga tan pocas existencias que se vuelve difícil asegurar una provisión constante.
Protección de Precios: Comprar el inventario para una producción con antelación puede ayudar a tu empresa a mantener los mismos costos de producción aún cuando estos deberían haber cambiado, evitando así el impacto de la inflación de costos para la materia prima y materiales.
Menores Costos de Compra: Buscando controlar los costos de pedido y asegurar precios que favorezcan a la empresa, algunas de ellas deciden comprar una cantidad mayor de un artículo ya que así, tendrán que comprarlo con menor frecuencia y cada uno tendrá un costo menor que si se comprara en cantidades más pequeñas. Esto funciona sobre todo cuando se puede obtener un buen precio al mayoreo y siendo un producto que se utiliza con frecuencia en cierta producción o en varias de ellas.
¿Cómo elaborar un inventario periódico?
Identificar los activos inventariables: Antes de comenzar a llegar el inventario, es importante contar con la lista de artículos y materia prima que se busca mantener controlada en ese inventario. Lo recomendable es separar los artículos ya inventariados de los que aún no están registrados y esto puedes hacerlo utilizando cajas, estantes y etiquetas, por ejemplo.
Elegir una fecha para revisión de inventario: Es recomendable establecer un día a la semana o al mes, dependiendo el caso, para revisar a fondo los datos del inventario y así evitar información corrupta que podría ocasionar problemas en una producción o confusiones tanto con el equipo interno como externo de la empresa.
Establecer empleados y plataformas: También se debe contar con una o varias personas que estén a cargo de los inventarios, y para esto, también será útil e importante contar con una plataforma que les permita llevar a cabo su trabajo de una manera rápida y sencilla, como por ejemplo, un software que cuente con los módulos de inventario en la sube, así como nuestro sistema ERP en la nube, el cual podrán utilizar a cualquier hora del día.
Establecer códigos de identificación de mercancía: No bastará con tener las fechas de caducidad o los gramos de peso de cada artículo, sino también deben ser separados por tipo de producto, color, utilidad, etc. Esto se puede hacer fácilmente en un sistema digital para inventarios, aunque definitivamente será bueno aplicar estas mismas etiquetas de productos en los empaques o estanterías donde estarán guardados y disponibles para las producciones. Para esto pueden utilizar también etiquetas de colores, cajas diferentes, repisas, etc.
Establecer un código para clasificar la mercancía: Se recomienda asignar a cada producto un código único que permita encontrar el artículo fácilmente dentro del sistema digital en donde estará inventariado. Es importante también que cada artículo lo lleve impreso en algún lugar donde sea fácil de identificar a la hora de buscarlo.
Contar con una plataforma digital para el inventario: Mientras se contabiliza la mercancía, será importante ir dejando los datos en un sistema ERP en la nube que sea fácil de manejar y esté disponible siempre para el equipo encargado de la revisión del inventario. Los tiempos de llevar un inventario en hojas de papel y marcatextos han quedado atrás, hoy en día existen plataformas diseñadas para llevar a cabo estos procesos de manera rápida y efectiva para todos los equipos involucrados en una producción.
Es importante poder contar con un inventario de los materiales antes de la producción y de los resultados después de ésta. Estas herramientas nos pueden servir para mantener el orden antes, durante y después de una producción en cualquier tipo de industria, e incluso, no solo sirven para producciones.
Si tu empresa cuenta con oficinas, por ejemplo, será bueno mantener un inventario de los utensilios que más se usan, como por ejemplo, los paquetes de notas adhesivas que se utilizan al mes, plumas, pegamento, grapas, etc. Un inventario de estos artículos también nos permitirá saber si tenemos una fuga de accesorios y herramientas dentro de nuestras oficinas o para saber cuáles son aquellos que se utilizan más en el día a día de la empresa.
En nuestro sistema ERP en la nube, podrás contar con tu módulo de inventario personalizado, ya sean para llevar un control de la materia prima para tus producciones o para conocer los gatos de accesorios y herramientas que se utilizan en tus oficinas. La ventaja principal es que podrás tenerlos todos en el mismo lugar de manera digital, con la disponibilidad a cualquier hora, cualquier día de la semana, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar del mundo.
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