¿Qué es una poliza de diario?

¿Conoces lo que es la póliza de diario? 

Conocida como uno de los tipos de pólizas contables, nos permite realizar una de las más importantes operaciones de contabilidad en forma de un documento digital que se lleva en facturaciones electrónicas de profesionales o empresas. 

Esta póliza es un documento interno de la empresa que nos servirá para registrar las operaciones que se realizan y se adjuntan los comprobantes de las operaciones que se asientan. Con esta póliza, también conocida como póliza directa se llevará a cabo el registro de las operaciones contables que tienen que ver con la economía empresarial. 

El registro de estas operaciones no representa el flujo de efectivo que entra o sale de la empresa ya que no denota la entrada de dinero ni su salida elaborada con un cheque. 

Pero, ¿cuándo se utiliza la póliza de diario? 

Esta póliza se utiliza cuando se adquiere un activo, es decir, cuando no se trata de productos que vendes o que compras con un cheque, ya que no refleja el movimiento de dinero en efectivo o con cheque, sino que nos ayuda a representar el intercambio, recepción o entrega de mercadería con una promesa de pago, como crédito para el cliente o la empresa. En pocas palabras, este documento al liberarse emite una orden de cobro o pago de dinero, siempre dejando en claro y recordando el anexo de los comprobantes de otras operaciones realizadas, las cuales no representan movimientos bancarios que se asienten a la póliza. 

Dependiendo del tipo de póliza que utilicemos en nuestra empresa, por ejemplo, si no utilizas póliza de cheque, en un caso hipotético en el que se genere un fondo fijo de caja chica, se deberá hacer una póliza de cheque, pero como no la utilizas, deberás entonces crear una póliza de diario, ya que se trata de dinero circulante dentro de la empresa que no se ha gastado. 

Más adelante como el fondo fijo de caja chica se va gastando genera gastos y a su vez es necesario que generes los comprobantes correspondientes sobre esos gastos, por lo tanto deberá crear una póliza de egresos  para generar el cheque para la reposición del fondo fijo de caja chica para que se pueda conservar los fondos.

Errores comunes en la póliza de diario

Como con cualquier otro procedimiento contable, se pueden cometer errores al registrar una nueva póliza de diario y si nos damos cuenta de ellos antes de registrarla y finalizar, no debemos corregirla, sino que debemos destruirla o cancelarla para posteriormente crear una nueva por completo con la información correcta. 

En caso de haberla registrado con un error, pero nos dimos cuenta hasta que la subimos al sistema, lo correcto sería crear una segunda póliza con un asiento de contrapartida, al igual que una referencia a la póliza errónea. Registramos la segunda póliza y se corregirá el error. Es un procedimiento tedioso, pero debe ser así para poder evitar malentendidos en el área de contabilidad, una zona dentro de las empresas que exige extremo cuidado, cautela y dedicación para evitar problemas en un futuro con las autoridades financieras del país. 

¿Qué debe incluir una póliza de diario?

Dependiendo de la empresa, sus tipos de servicios y necesidades, las pólizas podrían contener algunos datos distintos, pero existe una lista de información predeterminada y obligatoria que todas las pólizas de diario deben contener sin importar los detalles internos de las empresas. 

En el encabezado debe llevar:

  • El nombre de la empresa.
  • La referencia a la póliza.
  • El nombre del tipo de póliza.

En el cuerpo de la póliza debemos encontrar:

  • La fecha.
  • El número de cuenta
  • El número de subcuenta.
  • El concepto, cargos y los abonos del asiento.
  • Una columna para el parcial.
  • Una columna para el cargo.
  • Una columna para el abono.
  • El concepto.
  • Espacios para sumas iguales, deber y haber.
  • Espacio para explicaciones.
  • Las firmas de quien elaboró la póliza, de quien revisó la póliza, de quien autorizó la póliza y de quien llevó el registro de auxiliares y diario.

Podríamos resumir que la póliza de diario debe al menos contener diez datos importantes: El nombre de la empresa, el nombre del tipo de póliza,  columna cuenta, columna subcuenta, columna parcial, columna debe, columna haber, sumas iguales y concepto.

Realizar este tipo de documentos puede llegar a ser tedioso y agotador, sin mencionar el tiempo que se les debe invertir para asegurar que estén realizados correctamente. Este proceso, puede volverse más sencillo si en nuestra empresa contamos con un sistema de gestión digital que nos permita siempre tener la información actualizada, correcta y a la mano, además de permitirnos automatizar la mayoría de los procesos internos de nuestra empresa para ahorrar así más tiempo y aumentar la productividad de nuestros empleados. 

En SaaSMéxico tenemos la solución para volver este tipo de documentos informativos y tediosos, algo más sencillo y productivo para nuestra empresa. Una plataforma digital y siempre disponible para ti y tus colaboradores, que te permita automatizar los procesos internos y administrativos de tu empresa para poder concentrarte en las tareas más importantes, dejando que tu empresa trabaje por ti sola. 

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